RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Association « Les Huskarl de Ruthaborg »

Association régie par la loi du 1er juillet 1901

Préambule

Le présent règlement intérieur a pour objet de préciser et de compléter les dispositions des statuts de l’association Les Huskarl de Ruthaborg, sans pouvoir les modifier ni y déroger.

Il définit les règles pratiques nécessaires au bon fonctionnement de l’association, à l’organisation de ses activités, à la sécurité de ses membres et du public, ainsi qu’à la préservation de l’esprit et des valeurs de l’association.

Le règlement intérieur s’impose à l’ensemble des membres de l’association dès lors qu’il a été régulièrement adopté et porté à leur connaissance.

En cas de contradiction entre une disposition du présent règlement intérieur et les statuts, les statuts prévalent.

TITRE I — DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article 1 — Objet du règlement intérieur

Le présent règlement intérieur précise notamment :

• les modalités pratiques d’adhésion et de participation à la vie associative ;
• les droits et obligations des différentes catégories de membres ;
• les règles de fonctionnement du bureau et des activités ;
• les conditions d’utilisation du matériel et des installations de l’association ;
• les règles applicables lors des manifestations et reconstitutions historiques ;
• les règles de sécurité et de comportement ;
• les modalités relatives aux costumes, équipements et objets utilisés dans le cadre des activités ;
• les règles relatives à la communication et au droit à l’image ;
• les modalités de remboursement des frais ;
• les procédures disciplinaires ;
• les conditions de modification et d’application du présent règlement.

TITRE II — MEMBRES DE L’ASSOCIATION

Article 2 — Catégories de membres

Conformément aux statuts, l’association comprend :

1. les membres fondateurs ;
2. les membres actifs ;
3. les membres donateurs ;
4. les membres d’honneur.

Les droits et obligations attachés à chaque catégorie sont ceux prévus par les statuts et précisés, lorsque nécessaire, par le présent règlement intérieur.

Aucune disposition du présent règlement ne peut avoir pour effet de créer une catégorie supplémentaire de membres ou de modifier les droits statutaires attachés à une catégorie.

Article 3 — Adhésion

Toute demande d’adhésion doit être effectuée selon les modalités définies par l’association.

Les modalités d’inscriptions sont les suivantes:

1. Le candidat doit faire une demande via le formulaire disponible sur le site internet https://leshuskarlderuthaborg.fr/Inscription/
2. Il choisit parmi les deux possibilités d’adhésion :
3. Adhérent actif
4. Adhérent actif étudiant (joindre un justificatif) ou entre 12 et 18 ans (le mineur reste sous la responsabilité de ses parents)

Et accepte les conditions :

• A l’issue du formulaire, un mail est envoyé à l’adresse  : leshuskarlderuthaborg@gmail.com. 
• La candidature est examinée par le bureau qui vote à la majorité
• Le candidat reçoit la réponse par mail. S’il est accepté, il recevra le lien d’adhésion helloasso. S’il ne l’est pas il recevra un mail de refus qui n’a pas besoin d’être justifié.
• Quel que soit le résultat, aucun remboursement ne sera effectué.

L’adhérent reconnaît, lors de son admission, avoir pris connaissance :

• des statuts ;
• du présent règlement intérieur;
• des conditions RGPD et droits à l’image;
• des règles de sécurité applicables aux activités;
• des consignes particulières communiquées par les responsables de l’association.

L’adhésion implique l’acceptation pleine et entière des statuts, du présent règlement intérieur.

Article 4 — Cotisation

Le montant de la cotisation est fixé annuellement par le bureau conformément aux statuts.

La cotisation doit être acquittée dans les conditions et délais fixés par l’association.

Le non-paiement de la cotisation peut entraîner la perte de la qualité de membre lorsque les conditions statutaires sont réunies.

Le paiement de la cotisation ne constitue pas un droit automatique à participer à une activité présentant des conditions particulières de sécurité, de formation ou d’encadrement.

TITRE III — DROITS ET DEVOIRS DES MEMBRES

Article 5 — Principes généraux

Chaque membre s’engage à :

• respecter les statuts et le présent règlement intérieur ;
• respecter les décisions régulièrement prises par les organes de l’association ;
• adopter un comportement respectueux envers les autres membres, les organisateurs, les partenaires et le public ;
• contribuer à préserver l’image et la réputation de l’association ;
• prendre soin du matériel et des installations mis à sa disposition ;
• respecter les règles de sécurité ;
• signaler immédiatement toute situation susceptible de présenter un danger ;
• respecter les consignes données par les responsables lors des activités et manifestations.

La participation aux activités de l’association repose sur un esprit de coopération, de respect mutuel, de bénévolat et de convivialité.

Article 6 — Respect des personnes

Sont notamment prohibés :

• les violences physiques ou verbales ;
• les menaces ;
• les insultes ;
• le harcèlement ;
• les comportements discriminatoires ;
• les comportements à caractère sexuel non désirés ;
• les comportements humiliants;
• toute attitude susceptible de mettre volontairement en danger autrui.

Tout membre témoin d’un comportement grave doit, dans la mesure du possible, en informer immédiatement un membre du bureau.

TITRE IV — ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE L’ASSOCIATION

Article 7 — Le bureau

Le bureau est composé, conformément aux statuts, de cinq membres :

• un Président ;
• un Vice-président ;
• un Secrétaire ;
• un Trésorier ;
• un Chargé de communication.

Les attributions de chacun sont celles définies par les statuts.

Le bureau assure la gestion courante de l’association et veille notamment au respect :

• des statuts ;
• du présent règlement intérieur ;
• des décisions de l’Assemblée générale ;
• des obligations légales et réglementaires applicables aux activités de l’association.

Les membres du bureau, s’engagent à respecter la confidentialité des échanges qui ont lieux au sein du bureau. Dans le cas contraire, le membre s’expose à des mesures disciplinaires.

Article 8 — Répartition pratique des responsabilités

• Confer statuts

Toute communication engageant officiellement l’association doit respecter les orientations définies par le bureau.

TITRE V — ACTIVITÉS DE RECONSTITUTION HISTORIQUE

Article 9 — Esprit des activités

Les activités de l’association ont notamment pour objectif de promouvoir la reconstitution historique et la création, l’animation et la mise en valeur d’un environnement inspiré de l’époque viking.

Les membres s’efforcent de respecter, dans la mesure des connaissances disponibles, la cohérence historique des pratiques, costumes, équipements, constructions et animations présentés au public.

La recherche de cohérence historique ne peut toutefois justifier la violation d’une règle de sécurité ou d’une disposition légale ou réglementaire.

Article 10 — Participation aux manifestations

La participation à une manifestation organisée ou accueillie par l’association peut être soumise à :

• une inscription préalable ;
• des conditions particulières de sécurité ;
• des règles relatives aux costumes et équipements ;
• des horaires de présence ;
• des consignes particulières données par les organisateurs.

Le bureau peut limiter ou refuser la participation d’un membre à une activité particulière lorsque les conditions de sécurité, de compétence, d’équipement ou d’encadrement ne sont pas réunies.

Article 11 — Représentation de l’association

Lorsqu’un membre participe à une manifestation au nom de l’association, il représente l’association auprès du public, des organisateurs et des partenaires.

Il doit adopter une attitude compatible avec l’image et les valeurs de l’association.

Un membre ne peut engager contractuellement ou financièrement l’association sans y avoir été expressément autorisé conformément aux statuts.

TITRE VI — VILLAGE, CONSTRUCTIONS ET INSTALLATIONS

Article 12 — Utilisation des installations

Les constructions, installations et aménagements réalisés dans le cadre des activités de l’association sont utilisés conformément à leur destination.

Toute intervention sur une construction existante doit être préalablement autorisée par le responsable désigné par le président et/ou le vice-président lorsqu’elle est susceptible :

• d’en modifier la structure ;
• d’en affecter la sécurité ;
• d’en modifier l’apparence ;
• d’engager des dépenses pour l’association.

Article 13 — Construction et travaux

Les travaux réalisés dans le cadre du développement du village ou des installations de l’association doivent respecter :

• les règles de sécurité ;
• les prescriptions des responsables du chantier ;
• les règles applicables aux outils et équipements utilisés ;
• les éventuelles autorisations administratives nécessaires.

Les travaux présentant un risque particulier ne peuvent être réalisés que par des personnes disposant des compétences nécessaires et dans des conditions d’encadrement adaptées.

Aucun membre ne peut entreprendre seul une modification importante d’une construction appartenant ou étant mise à disposition de l’association sans autorisation préalable.

Article 14 — Entretien et rangement

Chaque membre participant à une activité contribue, dans la mesure de ses possibilités, au rangement et à la remise en état des espaces utilisés.

Les outils et matériels doivent être :

• utilisés conformément à leur destination ;
• rangés après utilisation ;
• signalés comme défectueux lorsqu’une anomalie est constatée ;
• conservés dans les conditions permettant d’éviter leur détérioration ou leur utilisation dangereuse.

TITRE VII — MATÉRIEL ET BIENS DE L’ASSOCIATION

Article 15 — Matériel associatif

Le matériel appartenant à l’association demeure la propriété exclusive de celle-ci.

Il ne peut être utilisé à des fins personnelles sans autorisation préalable.

Tout membre utilisant du matériel de l’association doit en prendre soin et signaler immédiatement toute perte, détérioration ou défaillance.

Article 16 — Prêt du matériel

Le prêt de matériel à un membre ou à une personne extérieure à l’association doit être autorisé par un membre du bureau habilité à cet effet.

Un matériel présentant un risque particulier peut être soumis à des conditions spécifiques de prêt ou d’utilisation.

Le bureau peut refuser un prêt lorsqu’il estime que les conditions de sécurité ou de conservation du matériel ne sont pas réunies.

TITRE VIII — COSTUMES, ARMES ET ÉQUIPEMENTS DE RECONSTITUTION

Article 17 — Costumes et équipements

Les costumes et équipements utilisés lors des activités doivent être adaptés à l’activité concernée et compatibles avec les règles de sécurité.

Lors des manifestations publiques, le bureau peut fixer des exigences particulières concernant :

• les costumes ;
• les accessoires ;
• les équipements ;
• la présentation générale du camp ;
• les objets visibles du public.

Article 18 — Armes et objets présentant un danger

Les armes historiques, reproductions, outils, objets tranchants, objets contondants et équipements présentant un risque ne peuvent être utilisés que dans le respect strict :

• de la législation applicable ;
• des consignes des organisateurs ;
• des règles de sécurité ;
• des conditions d’utilisation définies par le bureau.

La présentation d’une arme ou d’une reproduction au public ne doit jamais conduire à un comportement dangereux ou à une utilisation non autorisée.

Le bureau peut interdire l’utilisation ou la présentation d’un équipement lorsqu’il estime que les conditions de sécurité ne sont pas réunies.

TITRE IX — SÉCURITÉ

Article 19 — Principe général de sécurité

La sécurité des personnes constitue une priorité permanente.

Chaque membre doit respecter les consignes de sécurité communiquées par le bureau ou par les responsables désignés.

Tout membre peut demander l’arrêt immédiat d’une activité lorsqu’il constate un danger grave ou imminent.

La situation est alors signalée sans délai à un responsable.

Article 20 — Outils et travaux

L’utilisation d’outils, machines ou équipements dangereux est réservée aux personnes disposant des compétences nécessaires.

Lorsque cela est nécessaire, le bureau peut imposer :

• une formation préalable ;
• la présence d’un encadrant ;
• le port d’équipements de protection individuelle ;
• des conditions particulières d’utilisation.

Il est interdit d’utiliser un équipement dont l’état présente un danger.

Article 21 — Alcool et substances

La consommation d’alcool ou de toute substance susceptible d’altérer la vigilance, le comportement ou les capacités d’une personne est incompatible avec la conduite d’une activité présentant un risque.

Il est notamment interdit de manipuler des outils, armes, équipements dangereux ou de participer à une activité nécessitant une vigilance particulière sous l’influence de l’alcool ou de substances altérant les capacités.

Le bureau peut demander à une personne présentant un état incompatible avec la sécurité de cesser immédiatement l’activité concernée.

Tout état d’ébriété dans le cadre des activités de l’association ne sera pas toléré et peut être susceptible de mesures disciplinaires prévues par le règlement intérieur.

Article 22 — Feux et activités utilisant le feu

Les feux, foyers, forges et activités utilisant une flamme ne peuvent être installés ou utilisés que dans des conditions compatibles avec :

• la réglementation applicable ;
• les consignes du propriétaire ou de l’organisateur du site ;
• les conditions météorologiques ;
• les règles de prévention des incendies ;
• les exigences de sécurité.

Les responsables peuvent interrompre immédiatement toute activité utilisant le feu lorsqu’ils estiment que les conditions de sécurité ne sont plus réunies.

TITRE X — VIE COLLECTIVE ET MANIFESTATIONS

Article 23 — Vie du camp

Lors des manifestations et rassemblements, les membres veillent à maintenir un environnement propre, accueillant et cohérent avec la présentation historique recherchée par l’association.

Les espaces communs doivent être maintenus propres et rangés.

Chacun participe, selon ses possibilités, aux tâches collectives nécessaires au bon fonctionnement du camp.

Article 24 — Relations avec le public

Les visiteurs doivent être accueillis avec courtoisie et respect.

Les membres participant à l’accueil du public s’engagent notamment à :

• répondre dans la mesure de leurs connaissances ;
• ne pas tenir de propos susceptibles de porter atteinte à l’image de l’association ;
• respecter les consignes données par les organisateurs ;
• veiller à la sécurité des visiteurs.

TITRE XI — COMMUNICATION ET DROIT À L’IMAGE

Article 25 — Communication de l’association

La communication officielle de l’association est coordonnée par le Chargé de communication sous l’autorité du bureau.

Les membres peuvent contribuer aux publications et aux contenus de l’association dans le respect des orientations définies par le bureau.

Aucun membre ne peut présenter une opinion personnelle comme étant la position officielle de l’association sans y être autorisé.

 

Article 26 — Photographies et vidéos

En adhérant à l’association, j’autorise, à titre gratuit, la prise et la diffusion de photographies et de vidéos sur lesquelles je suis susceptible d’apparaître, réalisés dans le cadre des activités de l’association. Ces images pourront être utilisées sur les supports de communication de l’association(site internet, réseaux sociaux, affiches, brochures, presse, etc.) afin de promouvoir ses activités. Je reconnais que certaines diffusions (publications imprimées, archives, contenus déjà partagés ou relayés) ne pourront pas être retirées matériellement. Toute demande concernant les utilisations futures pourra être adressée à l’association, qui l’examinera dans la mesure du possible et conformément à la réglementation applicable.

Cet article est caduque si le membre n’a pas coché la case lors de son adhesion.

TITRE XII — FRAIS ET REMBOURSEMENTS

Article 27 — Principe

Les fonctions exercées au sein de l’association sont bénévoles conformément aux statuts.

Les dépenses engagées pour le compte de l’association peuvent être remboursées lorsqu’elles ont été :

• nécessaires à l’activité associative ;
• préalablement autorisées lorsque cela est requis ;
• justifiées par des pièces permettant d’en établir la réalité.

Article 28 — Procédure de remboursement

Toute demande de remboursement doit être accompagnée des justificatifs correspondants :

• Le remboursement des frais de déplacement est calculé par rapport à la distance la plus courte sur la base de 40 centimes du kilomètre sur demande expresse du Bureau.
• Remboursement des péages sur justificatif

Le remboursement intervient après vérification de la dépense et selon les modalités définies par le bureau.

Les dépenses personnelles engagées sans autorisation préalable ne seront pas remboursées.

TITRE XIII — DISCIPLINE

Article 29 — Principes

Tout manquement aux statuts, au présent règlement intérieur ou aux règles de sécurité peut donner lieu à une mesure disciplinaire.

La sanction doit être proportionnée à la gravité des faits.

Les mesures disciplinaires ne peuvent être prises que dans le respect des statuts et des droits de la personne concernée.

Article 30 — Échelle des mesures disciplinaires

Selon la nature et la gravité des faits, les mesures pouvant être prises sont notamment :

1. rappel à l’ordre ;
2. avertissement ;
3. suspension temporaire de participation à une ou plusieurs activités ;
4. suspension temporaire de la qualité de membre lorsque les statuts le permettent ;
5. radiation ou exclusion dans les conditions prévues par les statuts.

Cette liste ne peut avoir pour effet de créer une procédure ou une sanction contraire aux statuts.

Article 31 — Procédure disciplinaire

Lorsqu’un comportement est susceptible de justifier une sanction, le membre concerné est informé des faits qui lui sont reprochés.

Il doit pouvoir présenter ses observations et, lorsque les statuts le prévoient, être entendu par l’organe compétent.

La décision est prise par l’organe habilité conformément aux statuts.

En cas de situation présentant un danger immédiat pour les personnes ou les biens, une mesure conservatoire temporaire peut être prise par le Président ou, en son absence, par un autre membre du bureau habilité, dans l’attente de la décision de l’organe compétent.

TITRE XIV — MINEURS ET PERSONNES VULNÉRABLES

Article 32 — Participation des mineurs

La participation des mineurs aux activités de l’association est soumise aux conditions prévues par les statuts, les règles applicables et les consignes spécifiques de l’association.

Pour les activités présentant un risque particulier, le bureau peut imposer des conditions d’encadrement ou d’autorisation spécifiques.

Les activités impliquant des outils, armes, feux ou autres équipements présentant un danger sont soumises à des règles particulières fixées par le bureau.

Les mineurs restent sous l’entière responsabilité de leurs représentants légaux, qui veillent au respect des consignes, règles de sécurité et directives communiquées par l’association.

L’association ne saurait être tenue responsable des conséquences résultant du non-respect, par les mineurs ou leurs représentants légaux, des consignes et directives communiquées par l’association.

TITRE XV — DONNÉES PERSONNELLES

Article 33 — Protection des données

L’association collecte et utilise les données personnelles de ses membres uniquement dans le cadre de ses activités et conformément aux règles applicables en matière de protection des données personnelles.

Les membres sont informés des finalités des traitements et, lorsque cela est applicable, de leurs droits.

Les données ne doivent être accessibles qu’aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions associatives.

TITRE XVI — CONFLITS ET RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS

Article 34 — Règlement amiable

Les difficultés entre membres doivent, autant que possible, être réglées par le dialogue et la recherche d’une solution amiable.

Le Président ou le bureau peut proposer une médiation interne lorsqu’une situation le justifie.

Aucun membre ne doit régler publiquement un différend interne d’une manière susceptible de porter atteinte à l’image de l’association.

TITRE XVII — MODIFICATION ET APPLICATION DU RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Article 35 — Adoption

Le présent règlement intérieur est adopté par l’organe compétent conformément aux statuts de l’association.

Il entre en vigueur à compter de la date fixée lors de son adoption.

Il est porté à la connaissance de l’ensemble des membres.

Article 36 — Modification

Le présent règlement intérieur peut être modifié selon les modalités prévues par les statuts.

Toute modification doit respecter les statuts et les dispositions légales et réglementaires applicables.

Les modifications sont portées à la connaissance des membres.

Article 37 — Hiérarchie des textes

Le présent règlement intérieur complète les statuts mais ne peut en aucun cas les modifier ou les contredire.

En cas de difficulté d’interprétation ou de contradiction :

1. les dispositions légales et réglementaires applicables prévalent ;
2. les statuts de l’association prévalent sur le présent règlement intérieur ;
3. le présent règlement intérieur précise les modalités pratiques d’application des statuts.

TITRE XVIII — DISPOSITIONS FINALES

Article 38 — Entrée en vigueur

Le présent règlement intérieur entre en vigueur à compter de son adoption par l’organe compétent.

Il est remis ou rendu accessible à tout membre de l’association.

Tout membre est réputé en avoir pris connaissance et s’engage à le respecter.

Version du règlement intérieur : 1.2